Privacyverklaring

Uw privacy is belangrijk voor Advocatuur en Bemiddeling Nadine Janssens en uw vertrouwen is voor ons van het grootste belang.
In deze Verklaring maken we openbaar welk informatiebeleid we hanteren in het kader van de werking van het advocatenkantoor waarbij diverse persoonsgegevens verzameld, bijgehouden en gebruikt worden.

Inhoud:
I. Persoonsgegevens
II. Het verzamelen van persoonlijke gegevens
III. Van wie hebben we persoonsgegevens
IV. Welke persoonsgegevens
V. Gebruik van persoonsgegevens
VI. Bewaartermijn persoonsgegevens
VII. Uitwisseling van persoonsgegevens
VIII. Beveiliging en nauwkeurigheid van informatie
IX. Vragen over Privacy en toegang tot gegevens
X. Cookies, action tags en andere technieken
XI. Bericht van wijzigingen
XII. Aanvaarding

I. Persoonsgegevens
Persoonsgegevens dienen zeer ruim geïnterpreteerd en zijn alle informatie die het toelaten om u als natuurlijk persoon te identificeren. Hierbij kan concreet gedacht worden aan uw naam, adresgegevens, e-mail, foto’s, telefoonnummer, locatiegegevens, maar ook gegevens omtrent uw vermogen, familiale situatie, beroepsactiviteiten, edm.
De informatie over rechtspersonen valt daarentegen niet onder het begrip ‘persoonsgegevens’.U geeft een aantal van deze gegevens rechtstreeks door aan het advocatenkantoor, bijvoorbeeld in de rechtstreekse contacten met het kantoor. Andere gegevens krijgen wij via derden, zoals andere adviseurs waarmee u samenwerkt, of bijvoorbeeld via het Rijksregister.

II. Het verzamelen van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden verzameld indien u cliënt bent bij het advocatenkantoor of indien u contact met ons heeft.
In principe is uw toestemming vereist om persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken en kan deze toestemming op elk ogenblik ingetrokken worden. De toestemmingsvereiste vervalt evenwel wanneer de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is:
- Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
- Om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
- Om de vitale belangen van een natuurlijk persoon te beschermen;
- Voor de vervulling van een taak van algemeen belang;
- Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het advocatenkantoor of een derde;
Concreet zal het advocatenkantoor doorgaans geen toestemming nodig hebben voor het verwerken van uw persoonsgegevens omdat dit gebeurt in het kader van een dienstverleningsovereenkomst waarbij u als cliënt beroep doet op de expertise en diensten van de advocaat.
Tevens zullen uw persoonsgegevens verwerkt worden in uitvoering van wettelijle verplichtingen zoals in het kader van de antiwitwaswetgeving of de wettelijke bewaarplicht die voorziet dat dossiers, en aldus ook persoonsgegevens, na beëindiging nog gedurende 5 jaar bewaard moeten worden.
Het advocatenkantoor zal bovendien persoonsgegevens verzamelen en bewaren met oog op het garanderen van de veiligheid en het verbeteren van de dienstverlening, hetgeen gerechtvaardigde belangen zijn waardoor de toestemmingsvereiste niet speelt.

III. Van wie hebben we persoonsgegevens
Daar kunnen we vrij kort over zijn: van iedereen die direct of indirect contact heeft (gehad) met het advocatenkantoor.
Persoonsgegevens worden o.m. verzameld in het kader van een cliëntendossier, wanneer er contact is (geweest) per e-mail, telefonisch of op een andere wijze, tevens als men contactpersoon of vertegenwoordiger van een (zakelijke) klant is, alsook van confraters en tegenpartijen (in rechte).
In bepaalde omstandigheden beschikt het advocatenkantoor over persoonsgegevens zonder dat er sprake is van een directe cliëntenrelatie. Meestal is dit het geval omdat een cliënt ons informatie verstrekt in het kader van zijn of haar dossier, waarbij gegevens overgemaakt worden van bijvoorbeeld familieleden of contractuele tegenpartijen.

IV. Welke persoonsgegevens
Gegevens over wie u bent.
Hierbij kan gedacht worden aan volgende gegevens:
- Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres en dat van uw onderneming of stichting, namen van contactpersonen en vertegenwoordigers van uw onderneming, edm.;
- De gegevens die op uw identiteitsbewijs staan;
- uw hoedanigheid (bijvoorbeeld gemachtigde, wettelijk vertegenwoordiger, bestuurder of borg).
- Gegevens noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst
Hierbij gaat het over gegevens die noodzakelijk zijn om uw belangen als cliënt te kunnen behartigen bij het uitvoeren van onze taken als advocaat, zoals o.m. bij adviesverlening, onderhandelingen, bemiddeling, bijstand of verdediging in rechte. Concreet gaat het bijvoorbeeld over financiële gegevens (inkomsten, bezittingen, investeringen, totale inkomsten, beroepsinkomsten, spaargelden, enz.), beroepsactiviteiten (aard van de activiteit, aard van de goederen of diensten die worden geleverd, enz.), familiale situatie (naam partner, huwelijksdatum, aantal kinderen, bloedverwantschappen, echtscheiding, enz.), informatie over overeenkomsten waarbij met betrokken is,  gegevens over gerechtelijke maatregelen (voogdijschap, voorlopig bewind, internering, enz.), edm.
- Gevoelige persoonsgegevens
Concreet kan bijvoorbeeld gedacht worden aan gegevens over het strafrechtelijk verleden in het kader van een strafrechtelijke verdediging voor de Correctionele Rechtbank of gegevens i.v.m. de gezondheid in het kader van een procedure omtrent medische aansprakelijkheid of een arbeidsongeval.
Zulke gegevens zullen enkel verwerkt worden mits uw uitdrukkelijke toestemming als cliënt en zullen uitsluitend aangewend worden voor de doeleinden waarvoor ze verstrekt worden.
- Gegevens nodig voor veiligheid
Ter garantie van de veiligheid worden via videofonie aan de toegang van het advocatenkantoor camerabeelden gemaakt.
Gegevens voor het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. Omwille van kwaliteitsdoeleinden kunnen inkomende en uitgaande telefoongesprekken geregistreerd worden.

V. Gebruik van persoonsgegevens
Als u een beroep doet op de diensten van het advocatenkantoor moet steeds een minimum van gegevens verstrekt worden. Zonder bepaalde gegevens kunnen wij u als cliënt niet bijstaan.
In de volgende alinea's wordt meer gedetailleerd beschreven op welke manier het advocatenkantoor persoonsgegevens kan verwerken.
Verwerken is een begrip uit de wet. Het is een heel breed begrip, waarbij het gaat om alles wat je kan doen met persoonsgegevens: van verzamelen tot vernietigen. De Europese algemene verordening gegevensbescherming definieert “verwerking” als volgt: “het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstekken door middel van doorzending, verspreiden of op een andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens”.
Het advocatenkantoor mag uw persoonsgegevens niet zomaar verwerken; er moet een rechtmatig doel en een wettelijke grondslag voor de verwerking bestaan. Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor volgende specifieke doeleinden:
- Uitvoering van onze overeenkomsten
Persoonsgegevens zullen in eerste instantie gebruikt worden in het kader van de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst. Middels de verstrekte persoonsgegevens zullen wij de cliënt o.m. kunnen contacteren, advies op maat verlenen, de belangen in rechte verdedigen in een eventuele procedure, enz. Tevens worden persoonsgegevens verwerkt in het kader van het algemeen dossierbeheer, met inbegrip van facturatie.
- Naleving wettelijke verplichtingen
Voor advocatenkantoren gelden allerlei wettelijke verplichtingen. Wenst u beroep te doen op de diensten van het advocatenkantoor, dan zal bijvoorbeeld:
> Een overeenkomst opgesteld worden tussen advocaat en cliënt, waarbij voldaan wordt aan de vereisten van de Europese dienstenrichtlijn 2014/24/EU;
> Om te voldoen aan de witwaswetgeving, zal de advocaat een kopie nemen van de identiteitskaart van de cliënt;
> De cliënt zal schriftelijk op de hoogte gesteld worden van wanneer het dossier wordt gesloten, waarna het dossier 5 jaar zal worden bewaard na beëindiging van de zaak.
- Sollicitaties
Als u bij Advocatuur en Bemiddeling Nadine Janssens solliciteert of als u reageert op een vacature die al dan niet op de website van het advocatenkantoor is geplaatst, kan het zijn dat u ons informatie over uzelf verstrekt, zoals uw cv. Wij kunnen deze informatie gebruiken om uw sollicitatie of reactie af te handelen.
Monitoring of opname van gesprekken, chats en andere contactenIn het kader van uw dossier kan het nodig zijn dat u ons belt of dat wij u bellen. Dergelijke transacties kunnen eventueel ook online chats met zich meebrengen. Wees u ervan bewust dat het bij het advocatenkantoor algemene praktijk is om dergelijke contacten te monitoren en in bepaalde gevallen op te nemen ten behoeve van het opleiden van personeel, het bewaken van de kwaliteit of het bijhouden van bewijs inzake een bepaalde transactie of een bepaald contact.
- Bescherming van rechten en eigendommen
Wanneer wij redelijke gronden hebben om te vermoeden dat de rechten of eigendommen van het advocatenkantoor, onze business partners, leveranciers, cliënten of anderen in het geding zijn, kunnen wij uw informatie gebruiken of beschikbaar stellen ter bescherming van die rechten of eigendommen. Bovendien behouden wij ons het recht voor uw persoonsgegevens te onthullen wanneer dit bij wet van ons wordt verlangd en wanneer wij van mening zijn dat onthulling noodzakelijk is ter bescherming van onze rechten of die van anderen, of om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, een gerechtelijk bevel of een juridische procedure inzake onze websites.
- Personalisering van onze websites
De informatie die wij over u verzamelen, kan door ons gebruikt worden om u op een persoonlijke manier met onze websites te laten werken. Zo kunnen we u bijvoorbeeld content aanbieden waar u belangstelling voor heeft en kunnen we het navigeren op onze sites voor u eenvoudiger maken.
- Marketing
We houden u graag op de hoogte, bijvoorbeeld met e-mails en nieuwsbrieven. Ook hiervoor zijn persoonsgegevens nodig.Net als de informatie die we indirect over u hebben verzameld, kan de door u aan het advocatenkantoor verstrekte informatie door het advocatenkantoor worden gebruikt voor marketingdoeleinden. U kan evenwel op elk gewenst moment kenbaar maken dat u geen marketingmateriaal meer van ons wenst te ontvangen. Volg daartoe de uitschrijvingsinstructies ("unsubscribe") die zijn opgenomen in elke e-mail die u van ons ontvangt, geef het aan wanneer we u bellen of neem rechtstreeks contact met ons op (zie “Vragen over privacy en toegang tot uw gegevens”, hieronder).

VI. Uitwisselen van persoonsgegevens
In principe delen we de verzamelde persoonsgegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als er een goede reden of verplichting voor is.
- Beroep op derden
Buiten de gebruikelijke taken die in het advocatenkantoor worden vervuld, kan de advocaat, onder de verantwoordelijkheid van deze laatste en mits toestemming van de cliënt, voor specifieke opdrachten een beroep doen op andere advocaten voor de uitvoering van zijn opdracht.
Voor de uitvoering van de opdracht kan het verder noodzakelijk zijn dat een beroep wordt gedaan op een gerechtsdeurwaarder of een vertaler, waartoe de advocaat desgevallend het nodige kan doen.
Met uitdrukkelijke instemming van de cliënt kan de advocaat bovendien een beroep doen op andere derden, zoals notarissen, deskundigen of accountants, dewelke gekozen worden in overleg met de cliënt.
In het kader van zulk een samenwerking kunnen persoonsgegevens noodzakelijk voor het vervullen van die specifieke opdracht uitgewisseld worden.
Het is gebruikelijk dat het advocatenkantoor van dergelijke derden verlangt dat ze de informatie behandelen op een wijze die strookt met het privacy beleid van het advocatenkantoor en de vereisten van de Europese gegevensbeschermingsverordening terzake.
- Overname handelsfonds
Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin het advocatenkantoor, om strategische of andere zakelijke redenen, besluit om het handelsfonds te verkopen, het kantoor te laten fuseren of anderszins te reorganiseren. Een dergelijke transactie kan met zich meebrengen dat er persoonsgegevens worden onthuld aan mogelijke of feitelijke kopers. Het is gebruikelijk dat het advocatenkantoor bij zulke transacties passende bescherming van gegevens nastreeft.
- Verplichte mededelingen
Onder bepaalde omstandigheden is het mogelijk dat persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijke uitspraak, een gerechtelijk bevel of een juridische procedure onthuld dienen te worden aan overheidsinstanties. Wanneer wij redelijke gronden hebben om te vermoeden dat de rechten of eigendommen van het advocatenkantoor, onze business partners, leveranciers of cliënten en anderen in het geding zijn, kunnen wij uw informatie ook beschikbaar stellen ter bescherming van die rechten of eigendommen.

VII. Beveiliging en nauwkeurigheid van informatie
- Gepaste veiligheidsmaatregelen
Wij willen uw persoonsgegevens beschermen en de nauwkeurigheid ervan handhaven. Advocatuur en Bemiddeling Nadine Janssens implementeert naar redelijkheid fysieke, administratieve en technische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling.
Indien er zich desalniettemin een inbreuk voordoet in verband met de persoonsgegevens dewelke een waarschijnlijk hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden als betrokkene, wordt onverwijld melding gemaakt van de inbreuk.
- Beroepsgeheim advocaat en geheimhoudingsplicht medewerkers
Elke advocaat heeft een wettelijk beroepsgeheim en heeft aldus een geheimhoudingsplicht betreffende de informatie die hem door een cliënt ter beschikking wordt gesteld. Een openbaring van de ter kennis gestelde informatie is weliswaar toegestaan indien dit noodzakelijk is voor de verdediging van de belangen van de desbetreffende cliënt.
Al onze medewerkers hebben bovendien een geheimhoudingsverklaring. We gaan zorgvuldig om met gegevens die ons toevertrouwd worden en alleen geautoriseerd personeel mag de gegevens inzien en verwerken.
- Toezicht op de verwerking van persoonsgegevens
De gegevensbeschermingsauthoriteit (privacycommissie) controleert of de wettelijke vereisten inzake bescherming van persoonsgegevens nageleefd worden, kan ondernemingen ter verantwoording roepen en desgevallend sancties opleggen indien de wettelijke regels niet nageleefd worden.

VIII. Bewaartermijn persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden zo lang bewaard als nodig is voor het doel waarvoor we de gegevens gebruiken en zo lang de wet ons verplicht om de gegevens te bewaren.
Wat betreft gegevens gerelateerd aan een advocatendossier is dit 5 jaar na beëindiging.
Gegevens die tijdens het recruitment proces worden verzameld, zullen verwijderd worden op het ogenblik dat het duidelijk is dat de kandidaat niet aangenomen wordt. Indien de gegevens van de kandidaat behouden blijven voor eventuele toekomstige aanbiedingen, wordt de kandidaat hiervan in kennis gesteld en kan deze hiertegen alsnog bezwaar maken en om de verwijdering verzoeken.
Bent u geen cliënt (meer), maar wel ingeschreven op onze nieuwbrieven, dan bewaren wij uw persoonsgegevens zolang u zich niet heeft uitgeschreven.

IX. Vragen over Privacy en toegang tot gegevens
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Advocatuur en Bemiddeling Nadine Janssens.  Als u een vraag heeft over deze Privacyverklaring of over de behandeling van uw gegevens door het advocatenkantoor, kan steeds vrijblijvend contact opgenomen worden met:
Advocatuur en Bemiddeling Nadine Janssens
Itegemseweg 24
2222 HEIST-OP-DEN-BERG (Wiekevorst)
info@nadinejanssens.be
Als u inzage of een kopie wenst te krijgen van bepaalde gegevens die u aan het advocatenkantoor heeft verstrekt, of als u merkt dat de gegevens onjuist zijn en u wilt dat wij deze corrigeren, kan u ons contacteren, zoals hierboven aangegeven.
Voordat het advocatenkantoor gegevens aan u kan doorgeven of onjuistheden kan corrigeren, vragen wij u mogelijks een bevestiging van uw identiteit en mogelijks ook andere gegevens om ons te helpen bij een reactie op uw verzoek. Wij nemen binnen 30 dagen na uw verzoek contact met u op.
Verder heeft eenieder het recht om het advocatenkantoor te verzoeken zijn of haar persoonsgegevens te wissen (‘recht op vergetelheid’) of om de verwerking van de persoonsgegevens te beperken. Er zal geval per geval nagegaan worden in welke mate aan zulke verzoeken tegemoet gekomen kan worden, hetgeen binnen de 30 dagen gecommuniceerd wordt. Bij gebreke aan overeenstemming heeft de betrokkene steeds het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende authoriteit (Gegevensbeschermingsauthoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - +32 (0)2 274 48 00 – commission@privacycommission.be).

X. Cookies, action tags en andere technieken
- Cookies
Op de website van het advocatenkantoor worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website.
Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt.
U moet geen cookies aanvaarden op onze website. Hoewel de meeste browsers initieel voor het aanvaarden van cookies zijn ingesteld, kan u uw browser instellen zodat u wordt verwittigd wanneer u een cookie ontvangt of om cookies in het algemeen te weigeren.
- Action tags
Action tags, ook gekend als webbakens of gif tags, zijn een webtechnologie die wordt aangewend om het gebruik van een website na te gaan, zoals het aantal keren dat een bepaalde pagina werd bekeken. Action tags zijn niet zichtbaar voor u, en elk deel van onze website, inbegrepen nieuwsbrieven of e-mails die door ons worden gestuurd, kunnen action tags bevatten. Wij kunnen mogelijk beroep op verschillende derden doen teneinde het gebruik van onze website na te gaan middels de action tags.Door het gezamenlijk gebruik van cookies en action tags kunnen wij waardevolle gegevens verzamelen voor de verbetering van onze website en onze internetdiensten. Wij geven uw persoonsgebonden gegevens niet door aan derden.
- Doorverwijsknoppen
Op onze website zijn mogelijk knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, Google en Wordpress. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, Google en Wordpress zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie (zie boven).
Leest u de privacyverklaring van Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, Google en Wordpress (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.

XI. Bericht van wijzigingen
Wanneer er wezenlijke veranderingen of updates worden aangebracht in deze Privacyverklaring, zullen we gedurende 30 dagen bovenaan deze pagina een bericht plaatsen waarmee we gebruikers op deze veranderingen of updates wijzen. Indien wij uw persoonsgegevens willen gaan gebruiken op een manier die afwijkt van de manier die gold op het moment dat de gegevens werden verzameld, stellen we u daarvan in kennis en krijgt u de mogelijkheid om aan te geven of wij uw persoonsgegevens al dan niet op die nieuwe manier mogen gebruiken.

XII. Aanvaarding
Bij het handtekenen van de dienstverleningsovereenkomst tussen advocaat en cliënt, aanvaardt de cliënt alle bepalingen van deze Privacyverklaring en stemt ermee in dat het advocatenkantoor zijn persoonsgegevens verzamelt en verwerkt in overeenstemming met deze Privacyverklaring.De Privacyverklaring wordt tevens aanvaard door de gebruikers van de website van Advocatuur en Bemiddeling Nadine Janssens, waarbij de gebruiker ermee instemt dat het advocatenkantoor zijn persoonsgegevens verzamelt en verwerkt in overeenstemming met deze Privacyverklaring.